A savoir sur le courrier électronique
Rappel de quelques éléments de base pour écrire et envoyer un e-mail (courriel en français).
Pour faciliter la gestion de vos e-mails, nous vous suggérons de créer vos propres dossiers dans la boîte de réception :
- à traiter en priorité
- en attente de réponse
Quelques jalons de réflexions à l’usage de l’e-mail :
Lorsque vous recevez un e-mail, vous avez 3 choix possibles :
inutile :
à supprimer tout de suite
intéressant :
laissez-le dans la boîte de réception
à répondre :
glissez-le dans le dossier que vous avez créé : ” à traiter en priorité “. Ne soyez pas tenté de répondre systématiquement par politesse : prenez 5 secondes pour réfléchir si l’e-mail reçu demande une réponse.
Pour la rédaction elle-même :
- ne traitez qu’un seul sujet par e-mail
- l’objet est important : c’est lui qui mettra votre correspondant dans le contexte
- efforcez-vous de vous limiter à 10 lignes, écrites simplement : sujet, verbe, complément
- impairs à éviter : le style SMS, l’écriture en majuscule (assimilée au cri), la vulgarité, les insultes
- les formules de politesse héritées du courrier papier sont à éviter. Mais pour le premier contact de la journée avec votre correspondant : “Bonjour” et terminer par “salutations”
- prendre le temps de relire et corriger avant l’envoi du e-mail.
Pour l’envoi, ne soyez pas trop rapide :
- n’avez-vous pas oublié la pièce jointe ?
- n’allez-vous pas cliquer sur “répondre à tous” au lieu de “répondre à l’expéditeur” ?
- pour les envois à un carnet d’adresse, afin de respecter la confidentialité de vos correspondants, pensez à mettre vos adresses multiples en Cci ; “undisclosed-recipient” (nom de votre adresse en destinataire non caché) rassure vos correspondants et les assure que l’anonymat de leur adresse a été respecté dans un envoi groupé.
Ce qu’il faut savoir sur l’usage de l’e-mail sur le lieu de travail :
- un employeur ne peut ni surveiller, ni interdire l’usage personnel du courrier électronique (arrêt Nikon de la Cour de cassation du 2/10/2001 à lire dans les témoignages)
- l’e-mail a une valeur juridique identique à celle de l’écrit sur papier, sous conditions que son origine (expéditeur), sa date d’envoi et son contenu soient garantis
- prenez connaissance des règles de la netiquette. C’est la base du “code de la route” d’internet et de l’e-mail en particulier
- abstenez-vous des courriers insultants ou contraires aux bonnes moeurs.
Le 9 novembre 2007
« En 2001, la Cour de cassation a rendu un jugement à propos de l’utilisation de la messagerie électronique. Cette dernière avait été utilisée par un salarié dans le cadre de son entreprise à des fins personnelles.
Or, il n’est pas possible pour l’employeur de procéder à une interdiction globale de l’utilisation de la messagerie, tout comme il n’est pas possible de lire la correspondance de ses collaborateurs dans le cadre du respect de la vie privée.
Les mails envoyés et reçus par les salariés ne peuvent effectivement pas être lus par l’employeur, sauf si ce dernier les en a informés. C’est une jurisprudence constante. Et, à l’occasion d’un contrôle fortuit, il n’est pas possible d’utiliser les informations qui auraient été ainsi recueillies. »
Le 6 février 2007
A l’occasion de sa démission de son emploi, Monsieur X. avait adressé un e-mail d’adieu très poli à l’ensemble du carnet d’adresse de son entreprise. Un de ses collègue, assez plaisantin, lui a répondu personnellement en ces termes : « tu as bien raison, mon pote, de foutre le camp de cette boite de M… avec ce c.. de patron ». Toujours sûr de lui et très rapide dans sa façon d’agir, en une seconde d’inattention, au lieu de cliquer sur l’onglet « répondre à l’expéditeur » son doigt a glissé sur « répondre à tous ». Ce fut un geste malencontreux qui lui coûta son emploi. Il fut mis à la porte peu de temps après.
Un e-mail peut parfois être un outil redoutable. Il permet de gagner du temps sur le courrier papier, mais son utilisation doit être malgré tout réfléchie et contrôlée.