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Ce que vous dites en réunion

Quelques principes de base sur ce qu’il faut penser à dire (et comment le dire) lors des réunions d’information

Introduction

(10 minutes maximum)

  • « Merci de votre présence »
  • « Merci d’éteindre vos portables »
  • Informations pratiques. Ex : « la réunion durera deux heures, nous ne ferons pas de pose ». Vérifiez si cela convient à chacun (pour ne pas perdre en cours de route la personne dont vous attendez une décision ultérieure…).
  • Rappelez brièvement l’objectif général et les moyens pour y parvenir.
  • Eventuellement, résumez la réunion précédente : a-t-on réussi à atteindre les objectifs fixés la dernière fois. Pourquoi ? Sinon, comment y remédier ?
  • Expliquez rapidement l’ordre du jour ; cela constituera souvent le plan de l’exposé.
  • Avertissez que l’exposé répondra à la plupart des interrogations des participants, mais que vous répondrez aux questions, soit à la fin de la réunion, soit par mail (écrivez votre adresse mail sur le paper-board). Cela vous évitera les interruptions et les dérives hors sujet.
  • S’il y a peu de participants, on peut faire un tour de table en donnant au maximum 2 mn à chacun pour se présenter. Pour un grand auditoire, on peut envisager une présentation générale par ville, région, origine professionnelle, etc…
  • Si nécessaire, demandez à quelqu’un de prendre des notes.

Développement de votre sujet

(maximum une heure si vous êtes le seul intervenant) :

  • Ne soyez pas long. Votre auditoire vous en sera reconnaissant et retiendra mieux votre intervention. Appuyez davantage sur les mots ou idées maîtresses à retenir. Ecrivez-les sur le paper-board. S’il y a plusieurs intervenants, limitez chaque intervention à environ 20 minutes.
  • Employez des phrases courtes. Evitez les expressions parasites (« donc », « car »).

Fin de la réunion, conclusion

  • Il faut soigner la conclusion. C’est ce qui reste. Rappel des idées fortes à retenir.
  • Des questions ? Y répondre rapidement. En cas de non réponse, la question fera l’objet d’une réunion ultérieure ou d’une réponse individuelle par mail (surtout les questions difficiles).
  • « Merci de m’avoir écouté » et souhaitez le bon retour à tous.

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