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Comment structurer une réunion

Structurer une réunion d’information pour mieux gérer son temps, être plus clair et plus efficace.

Gestion du temps.

Se fait à deux niveaux :

  • Lors de la préparation de la réunion en calculant le temps nécessaire pour ce que l’on aura à dire,
  • Lors de la réunion en plaçant sa montre devant soi.

Le temps de la réunion comprend bien entendu celui de l’exposé (1h maxi), mais aussi le « quart d’heure français » (attente des retardataires), l’introduction (10 mn), répondre aux questions à la fin de l’exposé (20 mn) et la conclusion (10 mn). On peut ajouter aussi le temps de dispersion (10 à 30 mn).
Dans la plupart des cas, une réunion qui dépasse deux heures n’est pas efficace.
L’exposé sera bâti sur une structure en plusieurs parties avec un temps à ne pas dépasser pour chacune d’entre elles.

Développement de votre exposé.

Trois structures peuvent servir pour développer votre exposé, suivant la nature du sujet à traiter :

  1. Pour résoudre un problème, le DESC : Description de la situation, l’Enseignement à en tirer, les Solutions à envisager et les Conséquences de ses solutions. Conclusion : choix de la meilleure solution.Voir article Décision (Prendre la bonne) (DESC).
  2. Pour exposer un sujet, le CQQCOQP. Le thème est traité pour répondre aux 7 questions : Comment, Quoi, Qand, Combien, Où, Qui, Pourquoi. Voir article Projet (préparation d’un).
  3. Pour traiter un choix entre plusieurs projets : les tiroirs : Voir article Choix (faire le bon) (tiroirs).

L’exposé sera illustré si possible par des exemples concrets, par des images ou des paraboles.Si vous êtes inspiré, vous pouvez glisser de temps en temps des touches d’humour.

Compte rendu de réunion.

Le compte rendu ne doit pas être trop parfait. Il doit simplement rapporter de façon synthétique et structurée ce qui a été dit.Le compte rendu doit être fait et envoyé dans les 2 jours.

2Vos témoignages

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Dans mon entreprise, il y a 20 ans, nous terminions nos réunions par les « minutes ». Cela consistait à faire le compte rendu en 3 minutes, signé par les décisionnaires, photocopié pour chacun avant qu’on ne se disperse. Même s’il s’agissait d’une entreprise de pointe du secteur aéronautique, cela parait complètement désuet aujourd’hui. Pourtant, en s’évitant ainsi le perfectionnisme, on gagnait des heures précieuses.

    Voilà dans ce témoignage, une belle méthode dont devraient s’inspirer les présidents de réunion !
    Elle ne me parait pas désuète ; peut-être plus tout à fait à la mode ; mais chacun sait que la mode va et vient… et à nouveau préconisée (légèrement différente) par des cabinets de management.

    En tout cas, force est de constater que les réunions ont toujours les mêmes durée et consistance dans le temps. Leur caractère dépend pour beaucoup de ceux qui les animent.

    Les méthodes préconisées par ACSER dans cet article me paraissent toujours d’actualité.

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