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Préparation d’une réunion

Comment bien se préparer pour assurer une réunion ?

L’improvisation est une des pires choses, car elle est génératrice du stress. Voici quelques suggestions pour assurer votre préparation :

Un mois avant la réunion :

Apprenez à articuler (par ex. en lisant à haute voix un livre avec un bonbon dans la bouche).
Apprenez à vous servir d’un paper-board. Ne vous placez pas devant pour écrire. Pour apprendre à écrire sur le côté, scotchez une feuille sur un mur et écrivez au feutre dessus. Ne parlez que face à l’auditoire.

Quelques jours avant la réunion :

Répétez comme si vous y étiez en tenant compte de deux critères : ce que vous avez à dire et votre gestuelle. Mais il ne convient surtout pas de jouer un rôle théâtral.
Ne répétez votre texte qu’une ou deux fois, même si vous avez l’impression que « c’est nul, je ne me sens pas du tout prêt » (on n’est jamais parfaitement prêt). L’essentiel est de mettre en relief les points importants. Si vous êtes inquiet, apprenez par cœur les deux premières phrases que vous direz.
Avec l’habitude, le temps nécessaire pour préparer votre réunion va diminuer.

Le jour de la réunion :

Préparation matérielle :

Tenue vestimentaire adaptée au contexte de la réunion.Un verre et une bouteille d’eau pour vous rafraîchir la gorge.

Pour un auditoire peu important :

  • un paper-board ; ce que vous y écrirez pourra servir pour la rédaction du compte rendu (CR) de réunion
  • stylos et feuilles de papier pour que chacun puisse prendre des notes
  • des chevalets (bristol plié en 2) pour que chacun y inscrive son nom et le place devant lui, visible de tous
  • une collation (café, boissons) qui pourra servir pour la pause
  • placer les tables en U s’il y a peu de participants. Sinon votre table sera sur une estrade devant les rangées de chaises.

Pour un auditoire important :

Prévoyez un ordinateur portable et le matériel de projection pour vos présentations. N’oubliez pas l’écran.

Préparation mentale :

Revoyez vos notes. Elles serviront de support au CR de réunion.

Quelques minutes avant la réunion :

Quelques exercices anti-stress, (éventuellement dans les toilettes), voir article Stress (exercice anti-stress)
Autre exercice : inspirer l’air par le nez ; doucement mais en grande quantité ; le stocker un certain temps et vider l’air lentement par la bouche (cette méthode peut même aider à trouver le sommeil lors d’une insomnie).

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